Zacznij od jednej liczby, nie od narzędzia
Najczęstszy błąd przy wycenie automatyzacji to pytanie „ile kosztuje wdrożenie". Właściwe pytanie brzmi: ile kosztuje Cię to, że wdrożenia nie ma. Dopiero różnica tych dwóch liczb jest decyzją biznesową.
Potrzebujesz trzech danych, które masz w głowie już teraz:
- Ile razy dziennie ktoś w firmie wykonuje daną czynność
- Ile minut zajmuje jedno powtórzenie
- Ile kosztuje godzina tej osoby — łącznie z narzutami, nie samo wynagrodzenie netto
Rachunek na realnym przykładzie
Weźmy typowe przepisywanie zamówień z marketplace'u do systemu magazynowego. Pracownik robi to 30 razy dziennie, po 4 minuty na zamówienie, a jego godzina kosztuje firmę 45 zł.
| Pozycja | Wyliczenie | Wynik |
|---|---|---|
| Czas dziennie | 30 × 4 min | 2 godziny |
| Czas miesięcznie | 2 h × 21 dni roboczych | 42 godziny |
| Koszt miesięczny | 42 h × 45 zł | 1 890 zł |
| Koszt roczny | 1 890 zł × 12 | 22 680 zł |
Przy wdrożeniu za 8 000 zł zwrot następuje po niecałych pięciu miesiącach. Wszystko powyżej tego okresu to czysta oszczędność, powtarzalna co roku.
Koszt błędów: jedna źle przepisana ilość to reklamacja, zwrot i utracony klient. Koszt opóźnień: zamówienie wprowadzone po godzinie 16 wychodzi dzień później. I koszt wąskiego gardła: jeśli tę czynność umie tylko jedna osoba, jej urlop zatrzymuje firmę.
Kiedy automatyzacja NIE ma sensu
Powiemy to wprost, bo wolimy nie brać zlecenia niż wystawić fakturę za coś, co się nie zwróci:
- Proces wykonywany rzadziej niż raz w tygodniu. Oszczędność nie zdąży pokryć wdrożenia.
- Proces, który zmieni się za trzy miesiące. Najpierw ustal, jak ma wyglądać docelowo — automatyzowanie tymczasowego bałaganu utrwala bałagan.
- Proces wymagający oceny, nie decyzji. Jeśli za każdym razem człowiek musi coś zważyć „na oko", robot pomoże najwyżej w przygotowaniu danych.
- Firma bez uporządkowanych danych. Gdy ten sam kontrahent występuje w trzech systemach pod trzema nazwami, automatyzacja rozniesie ten błąd szybciej, niż człowiek go wyłapie.
Trzy poziomy zwrotu
Nie każda automatyzacja zwraca się tak samo i warto wiedzieć, czego się spodziewać.
| Poziom | Przykład | Typowy zwrot |
|---|---|---|
| Oszczędność czasu | przepisywanie danych między systemami | 3-8 miesięcy |
| Eliminacja błędów | synchronizacja stanów magazynowych | 1-4 miesiące |
| Nowa możliwość | obsługa kolejnego kanału sprzedaży bez etatu | trudny do policzenia, zwykle największy |
Najszybciej zwracają się rzeczy, które dziś generują straty, a nie te, które zabierają najwięcej czasu. Rozjazd stanów magazynowych między sklepem a marketplace'em potrafi kosztować więcej w jeden weekend niż całe wdrożenie.
Jak my do tego podchodzimy
Na bezpłatnej konsultacji liczymy ten rachunek razem z Tobą i mówimy, czy się spina. Jeśli nie — mówimy to od razu. Wdrożenia zaczynamy od jednego, najbardziej kosztownego procesu, żeby zwrot był widoczny przed decyzją o kolejnym kroku.
Konkretne widełki i to, od czego zależy cena, opisaliśmy osobno w tekście o tym, ile kosztuje automatyzacja procesów.