Automatyzacja obiegu dokumentów eliminuje chaos z fakturami, umowami i zamówieniami — każdy dokument trafia automatycznie do właściwej osoby, jest podpisywany elektronicznie i archiwizowany bez ręcznego działania. Czas akceptacji spada z dni do minut.
Automatyzacja obiegu dokumentów to element szerszej cyfryzacji firmy. Wdrażamy jako samodzielny moduł lub jako część integracji systemów IT z ERP i CRM.
Faktury sprzedażowe generowane automatycznie po zamówieniu lub zakończeniu usługi. Wysyłka do klienta, księgowanie i archiwizacja — bez ręcznej pracy. Integracja z Fakturownia, iFirma, Symfonia.
Umowy i oferty generowane z szablonu na podstawie danych z CRM. Wysyłka do klienta, podpis przez Autenti lub DocuSign, automatyczne archiwizowanie po podpisaniu.
Faktury od dostawców trafiają automatycznie do właściwego menedżera do akceptacji. Przekroczenia budżetu — natychmiastowy alert do CFO. Ścieżka audytu dla każdej faktury.
Automatyczne PO po zatwierdzeniu budżetu, potwierdzenia do dostawców, śledzenie dostaw i automatyczne GRN po przyjęciu towaru. Integracja z ERP i WMS.
Wszystkie dokumenty w jednym, przeszukiwalnym archiwum. Backup w chmurze, kontrola dostępu, retencja zgodna z przepisami. Wyszukiwanie po treści OCR.
Przygotowujemy firmy na KSeF — integracja z systemem fakturowania, wysyłka strukturyzowanych faktur XML, automatyczne potwierdzenia. Zgodność z przepisami od pierwszego dnia.
Automatyczny routing faktur do menedżerów działów, powiadomienia SMS/email, akceptacja przez aplikację mobilną. Średni czas akceptacji z 5 dni do 4 godzin. Księgowość zamknięta 2 dni wcześniej.
Automatyczne generowanie umów z CRM, wysyłka przez Autenti, podpis kwalifikowany lub niekwalifikowany — w zależności od wartości kontraktu. Archiwizacja natychmiast po podpisaniu.
Rysujemy mapę przepływu każdego typu dokumentu — kto tworzy, kto akceptuje, gdzie trafia.
Dobieramy DMS, e-podpis i narzędzia do automatyzacji (n8n lub Make) do Twoich potrzeb.
Łączymy system dokumentów z Twoim ERP, CRM i systemem fakturowania przez API.
Pilotaż na jednym procesie (np. faktury kosztowe), potem rollout na pozostałe dokumenty.
DMS (Document Management System) to system do zarządzania dokumentami — nie jest obowiązkowy. Często wystarczy integracja istniejących narzędzi (ERP, email, e-podpis) przez n8n lub Make, bez wdrażania nowego systemu.
Tak, pełna automatyzacja fakturowania elektronicznego jest zgodna z polskim prawem. KSeF od 2026 roku wymaga wysyłania faktur strukturyzowanych XML — pomagamy przygotować się na ten obowiązek.
Automatyzacja jednego procesu (np. faktury kosztowe): od 3 000 zł. Kompletny DMS z e-podpisem i archiwum: od 7 000 do 20 000 zł. Szczegóły po audycie procesów.
Bezpłatna konsultacja 30 minut — przeanalizujemy Twój obieg dokumentów i pokażemy jak skrócić czas akceptacji z dni do godzin.